Sposób zgłoszenia błędu w systemie informatycznym to bardzo ważny element całego procesu utrzymania i zapewnienia ciągłości działania. Od tego ile informacji zostanie przekazanych w zgłoszeniu zależy jak szybko uda się potwierdzić występowanie błędu, a co za tym idzie znaleźć jego przyczynę i rozwiązanie problemu.
Przy okazji uruchomienia nowego modułu Publikacje w systemie panel2.zut.edu.pl warto przypomnieć o tym jak (i do kogo) należy zgłaszać błędy.
Błąd w opisie publikacji
Błąd w opisie publikacji zgłaszamy za pomocą komentarzy w module publikacje. Odpowiednie mechanizmy umieszczone są na samym dole karty opisu publikacji (widocznej po kliknięciu 'pokaż’ na liście publikacji).
W ten sposób dodany komentarz widoczny jest dla pracowników BG ZUT, którzy analizują go i (jeżeli jest to merytorycznie uzasadnione) dokonają zmiany w opisie publikacji.
Niezmiernie istotne jest aby w komentarzu wpisywanym pod publikacją zawrzeć informacje, które pozwolą na jednoznaczne określenie rodzaju zmiany jaka ma być wprowadzona. Należy napisać co budzi wątpliwości i jaka wartość powinna być wpisana.
Błąd w działaniu funkcji systemu
W przypadku błędnego działania którejś z funkcji systemu najistotniejsze jest podanie pełnego adresu strony, na której wystąpił błąd lub nieprawidłowe działanie. Jeżeli system poinformował o błędzie istotne jest umieszczenie w mailu zrzutu ekranu, wtedy możliwe jest szybsze zdiagnozowanie sytuacji. Do odtworzenia błędu niezbędna jest również wiedza o tym kto był zalogowany do systemu gdy ten błąd wystąpił.
Podsumowując: zgłoszenie polegające na napisaniu zdania „nie działa moduł XXX” nie daje zupełnie nic.
Prawidłowe zgłoszenie problemu powinno zawierać:
- Imię i nazwisko osoby zalogowanej do systemu
- Dokładny adres (skopiowany z paska adresu przeglądarki), pod którym wystąpił błąd
- Zrzut ekranu pokazujący problem
- Dokładny opis problemu
Błędy w zakresie działania systemu panel2.zut.edu.pl należy zgłaszać na adres krzysztof.kujawski@zut.edu.pl
Komunikat musi być jasny
Informacja o błędzie musi być jasna. Przy opisie błędu lub działania, które według zgłaszającego jest nieprawidłowe należy opisać sytuację dokładnie i wyczerpująco. W sprawach związanych z systemami informatycznymi przy dobrze skonstruowanym zgłoszeniu możliwe jest rozwiązanie problemu bez dopytywania o informacje, co za tym idzie – szybko.
Podpis jest bardzo ważny
JM Rektor ZUT, Zarządzenie nr 32 z 5.06.2019 r. wprowadził Zasady korzystania z infrastruktury informatycznej ZUT. W części VIII – „Zasady korzystania z poczty elektronicznej ZUT”, w punkcie 6 został nałożony na użytkowników kont ZUT obowiązek podpisywania wiadomości.
Dlaczego jest to istotne?
Przy obsłudze zgłoszeń dotyczących systemów informatycznych kluczowa dla sprawności działania jest możliwość skupienia się na merytorycznej zawartości zgłoszenia. Często zdarza się, że konieczne jest ustalenie jakichś dodatkowych aspektów zaistnienia konkretnej sytuacji. W związku z tym konieczne staje się ustalenie np. miejsca (jednostki) zatrudnienia zgłaszającego błąd lub jego numeru telefonu służbowego. Stosowanie podpisu opisanego we wspomnianych zasadach oszczędza czas osoby obsługującej zgłoszenie i pozwala skupić się na jego merytorycznej zawartości.